Zo zorg je dat mensen wat willen doen voor je club
Voor veel sport- en cultuurverenigingen is het vinden, behouden, betrekken en op de juiste plek krijgen van vrijwilligers een uitdaging.
Daarom organiseerde Rabo ClubSupport een aantal online workshops vrijwilligersmanagement, waarin verenigingen leren aan welke knoppen ze kunnen draaien. Evelyn van der Haar leidde onlangs de workshop vrijwilligersmanagement en licht de inhoud toe: “Ik noem het liever vrijwilligersbetrokkenheid, dat klinkt niet zo zwaar. Alles draait om de betrokkenheid van je leden en de stakeholders er omheen. De belangrijkste vraag is hoe je het mensen zo makkelijk mogelijk maakt om wat te doen voor je vereniging. In de workshop is de rode draad contact hebben met vrijwilligers, ouders en leden, vrienden, omwonenden of vaste bezoekers. Dit staat centraal en speelt bij alles en daar geloof ik echt in. Iedereen kan immers wel wat doen voor een club. Maar je moet elkaar daar wel voor kennen.”
Gouden greep
Luuk van der Goes is secretaris bij volleybalvereniging YUM. De vereniging bestaat bijna 50 jaar maar was toe aan vernieuwing. Één bestuurslid nam het grootste deel van de taken op zich. “Die zou stoppen en dat zou het einde van de vereniging betekenen”, vertelt Luuk. “Toen stonden er toch mensen op, en nu hebben we een bestuur van 7 mensen. Communicatie is voor ons een belangrijk punt. Vroeger was er het maandelijkse clubblad Yumpie, iets van voor mijn tijd. Binnen het nieuwe bestuur ontstond het idee om een glossy magazine uit te geven met de naam Yumpie. We hebben een digitale en een gedrukte versie. We krijgen nu al foto’s van leden die het zitten te lezen in hun tuin en het ligt bij sponsoren bij de receptie. De statistieken van de website lopen snel op. Het blad is een gouden greep geweest en leeft een eigen leven. Je kan het vasthouden en je kan het neerleggen. Het helpt bij gevoel van trots en zichtbaarheid. Voor volgend jaar hebben we er dan ook weer één gepland. Wat ons ook heeft geholpen: we delen de accommodatie met een badmintonvereniging die nu de kantine beheert. We hebben die een paar keer opengegooid met hun hulp. Nu melden mensen zich als vrijwilliger. Het is soms zoeken naar wat een vereniging nodig heeft en waar je mensen bij elkaar kunt krijgen. Waar mensen informeel met elkaar praten, liggen kansen.”
Leren kennen
Goede voorbeelden dus van hoe je als club contact maakt met je leden. Daar start ook de workshop vrijwilligersmanagement mee, vertelt Evelyn: “Met contact maken. Hoe doe je dat nu? Spreek als bestuur bijvoorbeeld elke week twee mensen aan die je nog niet kent. Of ga tussen ouders staan bij een wedstrijd en maak een praatje. En zorg dat je het contact niet alleen legt, maar ook onderhoudt. Kijk ook naar welke vragen je stelt als iemand lid wordt. Vaak wordt bij aanvang van het lidmaatschap meteen de vraag gesteld wat iemand wil of kan doen voor de club, maar zonder mensen echt te kennen. Hoe zorg je dat je ze leert kennen en achter hun drijfveren komt? De één wil graag iets terug doen voor de club en de ander vindt het belangrijk dat kinderen kunnen sporten of wil bijdragen, omdat het voortbestaan van de club in het geding komt. Ken je de motieven, dan lukt het beter de juiste persoon op de juiste plek te krijgen. Niet iedereen is bijvoorbeeld geschikt om de bekende verplichte bardiensten te draaien. Vraag regelmatig aan vrijwilligers wat anders of beter kan en of ze misschien ook eens iets anders willen doen.”
Inzicht
Luuk nam namens YUM deel aan de workshop. “Mijn eerste idee toen ik de inhoud ervan zag, was: zijn we er wel aan toe? Maar misschien waren we er al wel automatisch mee bezig. Ik wilde vooral luisteren naar waar anderen mee bezig waren, en wat we er van konden leren. Het leidde tot inzicht: waarom heeft het bij ons zo lang geduurd voor er iets veranderde? Dan besef je je dat in verenigingen altijd wel mensen zijn die iets willen doen, maar bang zijn dat ze ergens aan vast zitten. Ook de neiging naar behoudend zijn, is bekend: we hebben het altijd zo gedaan.”
Omdenken
“In de workshop houden we een spiegel voor om anders te gaan denken, ofwel omdenken”, zegt Evelyn daarover. “We prikkelen mensen om het gesprek om te draaien en te vragen ‘wat zou je kunnen betekenen voor ons?’ in plaats van met vacatures te komen. Een andere succesvolle werkvorm is de omgekeerde vraag. ‘Hoe kom je aan vrijwilligers?’ is een bekende vraag waar je op vastloopt. Dus keren we het om: ‘hoe jaag je al je vrijwilligers weg?’ Dan weet een club waar aan gewerkt moet worden om drempels weg te nemen, zoals de eilandjes waar nieuwe mensen moeilijk tussen komen of het overvragen van vrijwilligers. Vaak denken we teveel in vaste patronen”, vindt Evelyn. “We zien maatschappelijk ook trends dat mensen meer flexibel willen doen, geen vaste taken. Hoe kun je dat nu doen? Bijvoorbeeld in Taakie of in Sportlink kun je taken koppelen aan mensen. Dat vinden mensen prettig: inzicht in wat je kunt doen, hoe je het kleiner kunt maken of taken binnen je bestand van vrijwilligers aan een ander overdragen. Een ander voorbeeld van die vaste patronen: heel vaak vragen we in ons eigen kringetje en minder snel aan mensen die er nieuw bij zijn. Dat moet je juist doorbreken. We zijn in de praktijk toch gewoontedieren.”
Mix van deelnemers
Aan de workshops nemen diverse clubs en verenigingen deel: van buurthuis tot Oranjevereniging, museum of sportclub. Juist die diversiteit zorgt ervoor dat deelnemers veel van elkaar kunnen leren, zo is de ervaring van Evelyn. “Deelnemers vinden die mix heel leuk. Ze zien het eerder als een verrijking dan een belemmering. Het zorgt voor meer creativiteit.” Dat heeft Luuk ook zo ervaren: “Ik heb vooral geleerd van de diversiteit van deelnemers en waar ze mee bezig waren. Het maakt heel erg uit wat voor vereniging je bent en hoe groot je bent voor hoe je onderlinge interactie in een club krijgt. Wij hebben 100 leden, dan ken je elkaar al snel. Met 800 man wordt het een heel ander verhaal.” “Ook de framing van vrijwilligerswerk kan van belang zijn”, vervolgt Evelyn. “Zo was er een gymvereniging die haar bestuursleden nu beleidsmakers noemt. Ook zijn er clubs die niet over vrijwilligerswerk spreken maar over team- of verenigingstaken. Daarmee zeg je eigenlijk dat het niet jouw verantwoordelijkheid is, maar die van het team.”
Tips
Bijna alle deelnemers gaan volgens Evelyn wel weg met een praktische tip of actie waar ze iets aan hebben. “En na het volgen van een workshop kunnen ze online gratis toegang krijgen tot informatie, tools, tips, etc. Als ze nog meer op hun persoonlijke situatie in willen gaan, kunnen ze ook een masterclass volgen; die is wat uitgebreider en clubs krijgen dan procesbegeleiding. Mijn belangrijkste tip aan clubs is om gewoon aandacht te hebben en luisteren naar je leden en er echt contact mee te maken. De relatie behouden en onderhouden.”
“Ik denk dat het belangrijk is om leden en ouders bewust te maken van wat er bij komt kijken om een vereniging draaiende te houden”, besluit Luuk. “Als je alleen je kind afzet, heb je daar totaal geen idee van. Daar was ik me vroeger ook niet bewust van. En ik had ook niet het besef dat er niemand voor betaald wordt. Daar mag een stuk waardering tegenover staan. Zo organiseren wij in mei een vrijwilligersmiddag om mensen te bedanken en ze aandacht te geven. Één op één praten met mensen is hoe dan ook goed. Als je weet wat mensen doen, weet je ook of ze iets voor de club kunnen betekenen.”
