Set-up Club zorgt voor on-going kwaliteit

Welke vormen van samenwerking zijn er binnen het Set-up Programma?

Dorien Tenhaeff werkt binnen het team sportontwikkeling als projectleider van het Set-up Programma en licht toe: “Vooral in de beginperiode van het Set-up Programma (eind 2019, red. voorheen Superclub programma) namen verenigingen deel die hun zaken al goed op orde hadden en zelf in staat waren een professional in dienst te nemen. Er zijn intussen ook clubs die daarvoor graag samenwerken met anderen. Op die manier kunnen ze de verantwoordelijkheid en financiering gezamenlijk dragen en zo toch een professional in dienst nemen. Zo zijn drie verschillende modellen ontstaan waar we op dit moment mee werken:

• Eén vereniging heeft een professional in dienst en helpt minstens drie andere verenigingen in de buurt.
• Twee verenigingen werken samen en nemen gezamenlijk een professional in dienst. Samen helpen ze op die manier minstens drie andere verenigingen in de buurt. Bijvoorbeeld Compaen en MOVE werken op deze wijze samen in de Zaanstreek.
• Een cluster van vier of vijf verenigingen gaat samen aan de slag en neemt één of twee professionals in dienst. Deze laatste vorm is in opkomst en wordt bijvoorbeeld al toegepast in Rotterdam en Berkelland.

Welke resultaten levert het op?

“Wat we terug horen van clubs is dat de ingezette professional taken heeft opgepakt waardoor het bestuur weer aan besturen toe komt. De betaalde kracht zorgt voor continuïteit, is aanspreekpunt voor vrijwilligers en zorgt voor een versnelling van processen. Het doel is ook voor on-going kwaliteit binnen een club te zorgen. Niet dat zodra de financiering stopt dat ook de werkzaamheden stoppen zoals vaak bij een subsidie het geval is. De professional wordt gefinancierd door de contributie over de hele linie te verhogen. Het mooie is dat de vereniging zelf bepaalt wat voor professional ze willen aanbrengen. Het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid liggen bij de clubs zelf. Tegelijkertijd moeten ze zich niet laten afschrikken door die verantwoordelijkheid, doordat ze niet weten hoe ze het moeten aanpakken of door het feit dat ze voor cofinanciering moeten zorgen. De accountmanagers van de Nevobo helpen daarbij. Ik raad clubs aan om eens te kijken op het kaartje op onze website. Kijk of er een club bij je in de buurt zit en benader die eens. Ze zijn er juist voor om met andere clubs samen te werken. Ga dan ook met elkaar in gesprek en bespreek hoe zij het aangepakt hebben.”

Hoe heeft het cluster in Berkelland het aangepakt om Set-up Club te worden?

Wim Luimes is voorzitter van Gemini en aanjager van Set-up Club Berkelland. Tot het cluster behoren de clubs Boemerang Eibergen, VIOS Beltrum, Rivo Rietmolen, Gemini Borculo, Tornax Ruurlo en Dynamo Neede. Wim nam het initiatief om het plan voor de Set-up Club te schrijven. “Het idee voor de Set-Up Club kwam vooral van Tornax Ruurlo”, vertelt Wim. “Een bestuurslid van die club had er van gehoord en vond het zo gaaf wat daar gebeurde. Hij gaf aan dat hij dat ook wel zou willen voor Berkelland. Nu was er al een overlegstructuur van de clubs in Berkelland, maar door Set-up Club te worden ging er echt wat gebeuren en konden de plannen kracht bij gezet worden. Ik ben ermee aan de slag gegaan en heb het plan voor een groot deel zelf geschreven met de input van goede voorbeelden van anderen. In het plan beschrijven we de kern en pijnpunten van alle clubs. Ik heb het zakelijk aangepakt en heb bij de voorzitters opgehaald wat hun uitdagingen zijn. Daaruit volgde een top vier van gezamenlijke pijnpunten. Vervolgens hebben we meetbare doelen gesteld. Ine Klosters begeleidde dit proces en kwam met heel heldere aanwijzingen en aanvullingen. Ons voornaamste gezamenlijke doel is een groei van het aantal leden met tien procent. Ook willen we groeien in aantal vrijwilligers en aantal mensen dat traint. Op basis daarvan zijn we gaan zoeken naar een professional.”

Waar wordt de professional op ingezet?

“Bij Berkelland blijkt de gezamenlijke ambitie uiteindelijk te vragen om de inzet van niet één, maar twee professionals”, legt Wim uit. “De een richt zich geheel op het verbeteren van de trainers en coaches. Dan gaat het niet zozeer om verbeteren van techniek, maar vooral om didactiek. Er wordt bijvoorbeeld gekeken naar hoe meisjes van 18 les kunnen geven aan meisjes van 12. Maar ook wordt er ingespeeld op vragen van ouders die gaan coachen. Als die niet uit de volleybalwereld komen, willen ze het vaak met alle liefde en plezier doen, maar je moet ze helpen met hoe ze dat moeten aanpakken. De betaalde kracht die we daarop inzetten is in eerste instantie een-op-een aan de slag gegaan met de trainers en coaches. Intussen zien we dat daar dezelfde soort punten in terugkomen en kan hij voor een grotere groep clinics aanbieden. De andere professional houdt zich bezig met de werving van leden en vrijwilligers. Zo hebben we allemaal behoefte aan meer jeugdleden. We hebben onder andere te maken met concurrentie van het damesvoetbal. Als gezamenlijk doel hebben we gesteld dat we binnen twee jaar tien procent meer leden willen hebben. Vrijwilligersbeleid speelt bij de ene club wat meer dan bij de ander. Sommige clubs hebben geen volledig bestuur meer. De betaalde krachten worden ingezet voor vier en zes uren per week. Dat lijkt niet veel, maar geeft net het zetje dat nodig is. De kosten kunnen we met alle clubs delen. Een deel van de financiering komt van de Nevobo, een deel van Achterhoek in Beweging en de rest delen we met de clubs. Dan blijft er zo’n 800 euro per club per jaar over. Mensen die eerst twijfelden omdat ze dachten het zelf wel te kunnen, vonden het met dit kostenplaatje toch goed te doen.”

Wat moeten andere clubs weten?

“Wat ons betreft wordt er door de professionals zo min mogelijk tijd gestoken in overleggen. Aan het begin hebben we besproken welke richting we op willen. Ze sturen nu elke maand een plannetje aan onze stuurgroep met wat ze gaan doen. Het mooie is ook wel dat het geen nieuwe medewerkers zijn die je moet inwerken. Deze mensen weten wat ze doen. Over meetbare resultaten kan ik nog niet heel veel zeggen, omdat we nog niet zo lang bezig zijn. Maar het begin is goed. Wat mij betreft is de Set-up Club dan ook een aanrader voor andere clubs. Je moet wel heel goed bekijken waar de uitdagingen zitten en met welke inzet het best tot uitvoering kan worden gekomen. En het is belangrijk om een enorme kartrekker te hebben. Dan heeft het samenwerken met andere clubs echt een meerwaarde.”

Wat betekent het om Set-up Club te zijn en onderdeel uit te maken van het Set-up Programma?

Onderdeel uitmaken van het Set-up Programma betekent dat je als club meerwaarde ziet in het aannemen van een betaalde kracht. Ook ontferm je je met inzet van die professional over minimaal drie andere verenigingen in de buurt. Je dient als club te zorgen voor lokale cofinanciering van minstens 10.000 euro, naast de 10.000 die Nevobo inlegt vanuit de financiering van de volleybalgemeenschap. Bij voorkeur worden die kosten gedragen door de club, gemeente en/of lokale sportservice-organisatie. Er zijn op dit moment 48 Set-up Clubs actief in Nederland die met zo’n 170 verenigingen samenwerken.

Dorien: “Als een club aanklopt bij zijn accountmanager gaan we vanuit de bond met ze in gesprek. We bieden allerhande hulpmiddelen: filmpjes, een toolkit, een template voor een plan om een professionaliseringsslag te maken door als Set-up Club aan de slag te gaan, en procesbegeleiding. De club dient het plan in bij de Nevobo en krijgt eventueel feedback van de accountmanager. Soms heeft de club al een professional op het oog om aan te nemen, soms komt er een vacature. Een procesbegeleider kan helpen te bepalen welke professional het meest passend is bij de ambities van de club.”