De privacywet: 'Alle clubs moeten een aantal zaken regelen!'
De Algemene Verordening Gegevensbescherming, in de volksmond ook wel de nieuwe privacywet genoemd, geldt vanaf 25 mei. Dat gaat ook sportverenigingen nadrukkelijk aan. Niet voor niks communiceerden we al uitgebreid over de wijzigingen en wezen we onze verenigingen de weg naar een uitvoerig stappenplan om een en ander te regelen. Toch zijn er nog best veel verenigingen die op dit vlak nog maar weinig stappen hebben gezet. “Maar clubs moeten echt allemaal iets doen!”
In een eerder overzichtsartikel over de AVG op deze site komt nog eens alle beschikbare informatie aan de orde die sportclubs kan helpen om passende maatregelen te nemen in de aanloop naar 25 mei. Daarin wordt onder meer gelinkt naar enkele stukken van juristen van CMS waarin kernpunten van de AVG nader worden uitgelegd. NOC*NSF heeft in samenwerking met een groot aantal sportbonden nagedacht hoe sportverenigingen zo goed mogelijk te ondersteunen op het gebied van de AVG. Daaruit is ook een stappenplan voortgekomen, opgesteld door de stichting AVG voor Verenigingen.
'Het is een inspanningswet'
Deze voorlichting ten spijt, meldden twee weken geleden verscheidene media dat nog maar weinig sportclubs in actie zijn gekomen. “Veel clubs zijn in de veronderstelling dat ze weinig hoeven te doen, dat het hen niet aangaat”, zegt Daan Hoogendijk, verenigingsspecialist van de stichting AVG voor Verenigingen. “Maar die clubs hebben het echt bij het verkeerde eind! Deze wet is zo algemeen opgezet, dat clubs echt zelf iets moeten doen om aan de regels te voldoen. Het is een inspanningswet met resultaatverplichting, je moet in actie komen.”
Een voorbeeld
Hoogendijk haalt een voorbeeld aan om zijn argument kracht bij te zetten. “Neem nu het feit dat een jeugdlid van een club een pinda-allergie heeft. De ouders hebben dat ooit gemeld aan de club om eventuele vervelende incidenten te vermijden en de club heeft dat ergens vastgelegd. Dat soort informatie moet onder de nieuwe regels veilig zijn opgeslagen zodat derden er niet zomaar bij kunnen. En de club moet ook goed aantonen dat het zich heeft ingespannen om deze informatie te beschermen.”
Regels omtrent foto's
En ander heet hangijzer binnen het gehele thema AVG zijn foto’s. “Elke club gebruikt foto’s, op de website of in een clubblad, noem maar op. Maar wil je straks bijvoorbeeld een foto van een minderjarig clublid gebruiken, dan heb je daar expliciet toestemming van de ouders voor nodig. En dat moet je kunnen aantonen. Elke sportclub zal dus een keer een rondje langs de ouders moeten maken en ze voor toestemming laten tekenen.”
Aan de slag
De veelgehoorde ingangsdatum van de AVG van 25 mei komt snel dichterbij. Dat is een goede reden om aan de slag te gaan, maar hoeft niet tot paniek te leiden, benadrukt Hoogendijk. “Het is ook niet zo dat verenigingen al het werk exact op 25 mei afgerond en honderd procent in orde moeten hebben. Maar je moet een start gemaakt hebben, je moet kunnen laten zien dat je er serieus mee aan de slag bent gegaan. Daarom moeten clubs er nu aan beginnen.”
Om een goede basis te leggen voor het regelen van privacy-zaken op jouw club, zijn er modelcontracten beschikbaar voor een geheimhoudingsverklaring voor personeel, een privacyverklaring van de club, een toestemmingsverklaring voor leden en een zogenoemde verwerkersovereenkomst tussen vereniging en een partij die vanuit zijn rol inzage heeft in persoonlijke gegevens. Heb je vragen? Goede kans dat je antwoorden vindt in het document met veel gestelde vragen.
Download de modellen hieronder.
Deze documenten bieden richtlijnen om belangrijke zaken goed vast te leggen. Ze kunnen door verenigingen worden aangepast om beter aan te sluiten bij de eigen situatie. Aan de modelcontracten en de veelgestelde vragen kunnen dan ook geen rechten worden ontleend. Heb je ondanks het document met veelgestelde vragen toch kwesties of vragen die je aan een deskundige wil voorleggen? Raadpleeg in dat geval een privacyjurist van DAS voor de Sport of de Juridische helpdesk van stichting AVG (onder de ‘help’-knop binnen het stappenplan AVG voor sportverenigingen). Je kunt natuurlijk ook overleggen met een privacyjurist die verbonden is aan de eigen vereniging.
